Gestión de licencias del personal

El módulo SPStaff permite la registración de todo tipo de licencias por conceptos que afecten disponibilidad de las personas, su ubicación física u otra variable relevante para la empresa, manteniendo el control de saldos por persona y concepto, facilitando el control de compensatorios, y generando un legajo completo por persona que permita la consulta inequívoca de esta información tanto para el sector de RRHH como para el jefe de cada persona y para cada empleado en particular.

El sistema provee una visión consolidada por persona donde permite ver a cada uno su historia de ‘licencias’ y sus saldos, y también una visión general en la portada con la situación de todos los empleados para el día actual, donde está cada persona, si informaron licencias con qué concepto, etc.

El sistema también brinda un repositorio de documentación por persona, donde se podrá ubicar su documentación personal y demás información que conformará su legajo digital.  Este legajo digital está basad en una estructuración definible mediante un template.

Gestión de Solicitudes y Workflow

El sistema prevé un flujo de trabajo para la revisión y aprobación configurable, para las solicitudes gestionadas en el sistema.

Si bien existen variantes, el flujo habitual puede ser el siguiente:

El sistema facilita la gestión de solicitudes para todos los conceptos, pudiendo estos o no requerir aprobaciones intermedias, u operar o no contra saldos.

Los conceptos que se puedan solicitar estarán acotados a los que por configuración permiten ser utilizados por usuarios finales, excepto que el usuario logueado sea de RRHH en cuyo caso tendrá habilitados todos los conceptos.

De acuerdo al perfil del usuario podrá generar solicitudes solo propias o también a nombre de otras personas que dependen de él.

Los aprobadores recibirán notificaciones con link para ingreso al sistema y aprobación o rechazo de acuerdo a la instancia donde participen.

Existen opciones avanzadas para manejo y control de Compensatorios, permitiendo el sistema llevar la contabilización de horas solicitadas trabajar de menos y jornadas en las que se cubrió (o compensó) cada hora solicitada a compensar.

Configuración del sistema

Los elementos principales del sistema son:

– Personas: se definen todas las características relevantes de las personas que serán gestionadas en el sistema, como la empresa y área a la que pertenece, su legajo y demás datos.

– Períodos: definen los años o ejercicios o periodos de tiempo definibles por la organización sobre los cuales se controlarán saldos.

– Conceptos: son todos aquellos motivos que se desean registrar, sea formalmente para control interno o informativamente para conocimiento del resto de la organización, pudiendo o no operar contra saldos y pudiendo o no definir responsables de revisión y aprobación.  Estos conceptos pueden abarcar entre otros: Vacaciones, Día de examen, Matrimonio, Mudanza, Maternidad, Fallecimiento de familiar, Donación de sangre, Enfermedad, Horas extras, Homeworking, Día libre por cumpleaños, Cambio de horario laboralo, etc.  La configuración de conceptos es libre permitiendo la incorporación futura de nuevos ítems a utilizar, para poder extender el uso del sistema en forma progresiva.

– Saldos: para los conceptos que operen contra saldos (caso vacaciones) se podrá indicar en cada periodo el saldo inicial por persona.  También se podrán registrar ajustes posteriores sobre esos saldos, sean estos ajustes positivos o negativos.

– Solicitudes: la carga de una solicitud indicará el concepto, fechas, motivo y eventualmente otros datos relevantes, exigiendo o no la carga adicional de documentación adjunta en los casos que lo requieran.  La configuración del concepto indicará todas aquellas cosas que deben validarse al momento de permitir cargar o aprobar la solicitud, y puede definir también los participantes de aprobación y orden de participación de los mismos.  Se incluyen reglas avanzadas de validación respecto a la antelación con que debe solicitarse el concepto, cantidad de días semanales, mensuales, correlativos, etc que se permiten y otras configuraciones adicionales.

– Aprobadores: se pueden definir reglas para la determinación de los aprobadores (1 o varios) que deben participar según lo que se esté solicitando.

Se permite solicitudes recurrentes, solicitudes masivas y la opción del diferimiento de la notificaciones a los aprobaciones para que sean avisados x días antes del inicio de la licencia efectiva, para que los workflow de aprobación se vayan lanzando gradualmente cuando llegan las fechas por más que la carga se haya realizado en forma conjunta para varios periodos futuros.

El sistema también permite la configuración de calendarios, sedes, y otros aspectos.

Consultas e informes

  • Consulta de empleados con acceso a sus legajos
  • Consulta de licencias registradas
  • Legajo por persona incluyendoDatos personales, Saldos disponibles por periodo-concepto, Historia de licencias, próximas licencias, certificados presentados y pendientes, y acceso al legajo digital
  • Legajo digital con toda la documentación de la persona.
  • Calendario global
  • Control de saldos
  • Control de presentación de certificados
  • Control de vencimiento de documentación
  • Control de horarios (si se integra con fichadas de relojes)

El sistema genera un legajo digital por persona donde se puede ubicar su documentación en información anexa, sobre la cual el propio usuario podrá colaborar si se le otorgan permisos sobre ciertas carpetas (otras carpetas pueden permanecer ocultas para uso interno de RRHH).

Quiero que me llamen

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