Intranet corporativa y departamental

SPSites es una solución intranet-ready corporativa en Sharepoint On-premise u Online, que permite la administración de las secciones y la seguridad sobre las mismas.

La intranet puede tener diferentes áreas (subsitios) por cada departamento, pudiendo cada uno administrar sus noticias y contenidos en forma independiente, por ejemplo el área de RRHH, Sistemas, Adm. y Finanzas, Calidad, etc.

El sitio provee manejo de permisos para la publicación de noticias, su aprobación y otras acciones que requieran control y seguimiento. También permite el manejo de anuncios, librerías de documentos, Links de interés, Galerías de fotos, Wikies y todo tipo de componentes que faciliten las comunicaciones dentro de la compañía.

Portada

La portada de la Intranet se diseña en función de las necesidades de cada organización, partiendo de una estructura inicial predefinida que integra noticias principales dentro de un carrusel, indicadores personales, anuncios, links de acceso a herramientas y otro elementos.  Existe una portada corporativa y podrá también haber una portada a nivel departamental, especializando su foco en aquellos elementos que son de su interés.  El link un elemento llevará hacia la expansión de esa información o herramienta.

Manejo de Noticias

La herramienta prevé un workflow de revisión y aprobación noticias permitiendo que las mismas ‘escalen’ de niveles departamentales hacia la portada corporativa.  Es decir que podrán existir noticias únicamente visibles a nivel departamental, o noticias visibles tanto a nivel departamental como corporativo.

Las noticias podrán ser generadas onlink o a través de templates Word diseñados especialmente.  En caso de utilizar Word una vez abierto el template la edición será libre, con formato Word normal, pudiendo reservarse secciones para título, atributos específicos que se deseen solicitar (ej. el ambiente que se desea publicar, si testing o producción) y quedará disponible el botón ‘Publish’ para su publicación.

Esto facilita enormemente la generación de noticias que intercalen textos con fotos y otros elementos.

Proceso de Publicación automática de Anuncios

Se puede desarrollar un proceso para la publicación automática de anuncios en la portada a partir de búsquedas sobre fuentes específicas que se definan, por ejemplo:

– Aviso con anticipación de cumpleaños de los próximos días o que sucederán durante el fin de semana.

– Aviso de próximas licencias, u otros tipos de eventos que se definan

– Etc.

Cualquier situación que pueda ser detectada con una búsqueda de BD puede facilitar la publicación de un anuncio, y el mismo puede hacerse impersonando a un determinado usuario genérico.

Funciones y módulos

La Intranet puede incluir en cualquier de sus niveles componentes tales como anuncios, liberías de documentos, links a sitios o herramientas de interés, galerías de fotos, wikies, etc.

Las liberías de documentos se pueden utilizar para publicar y administrar Instructivos, Documentación, Descargas, etc.

La intranet puede a su vez incluir acceso a otros módulos específicos, como el de Gestión de licencias (SPStaff), Base de conocimientos (SPKB), Gestión de Documentación de Calidad (SPQM), u otros módulos custom desarrollados para el cliente.  Se puede incluir también la posibilidad de recibir sugerencias y opiniones de usuarios y un buscador centralizado, entre otras opciones.

En principio sólo tendrán permiso de operar (ej. en el caso de anuncios para colocar nuevos anuncios) los usuarios que cuenten con los permisos necesarios, no todos los que puedan acceder al sitio.

Search coporativo

La disponibilidad de un buscador corporativo es un elemento clave de toda Intranet, para facilitar el acceso a la información.  Los elementos que se utilicen estarán conectados a la taxonomía generar lo cual facilitará la disponibilidad de ‘refinadores’ que permitan acotar los resultados.  El resultado mostrado por Sharepoint también provee priorización automática de resultados según el nivel de matcheo de cada elemento con el texto de búsqueda utilizado, vistas previas y otras funciones avanzadas.

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