Gestión de Documentación de Calidad

El módulo de gestión de documentación de la calidad (SP QM o Sharepoint Quality Management) permite la creación y administración de documentos que integran el Sistema de Calidad de la empresa, permitiendo implementar su workflow de revisión/aprobación, administrar su versionado, facilitar su clasificación para futura búsqueda y acceso por diferentes vías de navegación, con manejo de visibilidad de versiones aprobadas y permisos especiales por usuario que habiliten o restrinjan su accionar según su perfil.

Documentos de Calidad

El sistema permite la creación de n bibliotecas de documentos especiales, según el criterio de organización que se desee tomar, buscando favorecer el manejo de permisos de creación y edición.

La generación de nuevas bibliotecas se realiza mediante una opción específica para documentos del sistema de calidad, estand estas document libreries basadas en un template que utiliza metadata conectada con la taxonomía, aplica un workflow y otros elementos predefinidos que favorecen la administración.

Una vez generadas las bibliotecas se puede realizar la incorporación de nuevos documentos por diferentes vías, siendo una de las más utilizadas el mecanismo de drag & drop, donde al momento de soltar uno o más documentos el sistema reconocerá dicha situación y pedirá la información de los atributos definidos en la metadata para cada documento, logrando así su codificación automática y clasificación.

Los documentos administrados en el sistema pueden ser Documentos y “Document Sets” o conjunto de documentos, que no consten de un único archivo sino que dentro tengan múltiples archivos y/o subcarpetas, aplicando en ese caso el título y demás metadata al conjunto de documentos como un todo.  Al abrir un nuevo conjunto de documentos solicitará la misma metadata que para documento suelto, solo que esta información será ‘heredada’ por todos los documentos que estén contenidos y facilitará futuras búsquedas.  Todo el conjunto de documentos será sometido al mismo worflow de aprobación rechazo.

El sistema aprovecha la taxonomía de Sharepoint definiendo términos que describen a las empresas, alcances, sectores y tipos de documentos, que son elementos que habitualmente conforman la codificación de los documentos.  Esta taxonomía permite la reutilización de términos y la activación del mecanismo de búsqueda y selección de términos propio de Sharepoint cuando se debe seleccionar algún elemento de este tipo.

El almacén de términos de la taxonomía de Sharepoint provee una serie de funcionalidades estándar para la administración de los elementos de cada grupo.

Workflow de revisión / aprobación

El sistema incluye un workflow para la revisión y aprobación o rechazo de documentos.  Una vez subido o modificado el documento se debe iniciar el flujo de trabajo de revisión del mismo, donde participarán los responsables que estén configurados en la herramienta según los datos del documento (véase imagen).

El sistema permite la configuración de reglas para la asignación de responsables de revisión ante el caso de un documento nuevo, o un cambio en un documento existente.  Cuando se inicie un flujo de trabajo se analizarán las reglas aplicables y utilizará primero la más específica aplicando luego las reglas más generales que correspondan.  De esta forma se puede lograr que ante un procedimiento correspondiente a una determinada área el sistema derive la primer tarea de revisión a un usuario o grupo, luego ante su aprobación genere la siguiente tarea al usuario o grupo que aplique a la siguiente tarea más general, etc.

Estas reglas permiten configurar fácilmente los participantes y su orden de participación.  En caso de indicarse grupos de usuarios, con que una persona del grupo cumpla la tarea el documento avanzará en workflow donde corresponda.  En las reglas se puede configurar también un tiempo estimado, que es el dato que se utiliza para calcular la fecha límite para la tarea de revisión, momento en que Sharepoint notifica automáticamente enviando un recordatorio diario para asegurar su cumplimiento.

Además del workflow de solicitud de revisión se dispone de un workflow para la baja de documentos obsoletos.

Notificación

Toda tarea asignada a un responsable es notificada por mail, incluyendo los links correspondientes para facilitar su ingreso al sistema (véase imagen).

Tareas de revisión/aprobación

Al iniciarse el workflow el sistema generará y asignará la primera tarea de revisión en base a las reglas de configuración de revisores generada.  La tarea a cumplir será notificada, y el usuario responsable (o un usuario del grupo responsable) la podrá aprobar o no indicando sus motivos:

En caso de rechazo el usuario solicitante deberá realizar los cambios que correspondan al documento y volver a iniciar otro flujo de trabajo.

Visibilidad

El sistema realiza un manejo de visibilidad de la última versión aprobada por los usuarios finale, manteniendo siempre visible a los usuarios comunes la última versión aprobada de cada documento permitiendo avanzar con la revisión a través de cambios que solo serán visibles por los elaboradores, hasta tanto esté aprobado.  Por lo tanto puede convivir una versión vieja y una nueva de un documento, mostrando a cada actor la información que corresponda.

Navegación de documentos

Al clickear uno de los puntos de menú que apuntan a una biblioteca de documentos  el sistema desplegará la navegación correspondiente a esa librería, donde el usuario contará con distintas vistas que exploten la metadata definida en los documentos.  La solución provee algunas vistas predefindas de datos de biblioteca de documentos.  Por ejemplo la vista “Navegar Documentos” facilita en forma predefinida la obtención de un reporte de documentos agrupados por sector y tipo de documento, con totalizadores:

Existen otras funcionalidades posibles de utilizar como la navegación con Windows Explorer, la sincronización fuera de línea, la configuración de alertas ante cambios en documentos, etc. 

Edición de documentos

Los documentos se podrán editar on-line vía Office Web Apps sin necesidad de su descarga para modificarlos, trabajando siempre en el sitio sin bajar copias locales de los documentos.  En caso de no contar con Office Web Apps el documento se podrá abrir en Word ‘enlazado’ con el sitio de Sharepoint grabando luego directamente el cambio contra el portal, evitando nuevamente guardar copias locales de los documentos.

Portada

El sistema puede incluir opcionalmente una portada con la estructura que se requiera, siendo una opción la inclusión del mapa de procesos como html con links a los categorías o documentos correspondientes.

Buscador de documentos

El sistema genera y activa un buscador con uso de refinadores explotando la metada disponible. También es posible declararpromoted links para dirigir el resultado de ciertas búsquedas puntuales, preview y otras funcionalidades disponibles:

Manejo de permisos

El sistema se apoya en principio en los grupos de Sharepoint para la definición de propietarios (permisos totales), integrantes (colaboradores), y visitantes (read-only) de documentación del sistema de calidad.  Se puede administrar fácilmente la pertenencia de usuarios a cada grupo.  También se pueden generar otros grupos para administrar la seguridad con la granularidad que se necesite.

Utilizando IRM se podrá lograr un mayor manejo granular de los permisos, pudiendo especificar en qué casos un usuario puede bajarse o no una copia del documento o imprimirlo.  Esto permite trabajar en el sistema con documentos editables (evitando el doble juego de editable y PDF), logrando si se desea que el resta pueda ver los documentos pero no imprimirse una copia modificada de los mismos.

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